Popratno pismo ima formu poslovnog pisma i ne treba biti duže od jedne A4 stranice.
U gornjem desnom uglu stranice navedite Vaše ime i prezime, adresu i kontakt podatke, a u lijevom uglu navedite ime i prezime kontakt-osobe kojoj se obraćate, njegovu/njezinu funkciju i kompaniju, odnosno organizaciju u kojoj radi. Ako nemate ime kontakt-osobe, popratno pismo možete adresirati samo na kompaniju.
U vrhu ili na dnu stranice navedite i mjesto i datum pisanja pisma.
Obraćanje u pismu počinjete sa „Poštovani X /Poštovana X“, a završavate sa „S poštovanjem“. Ukoliko nemate ime kontakt osobe koristite samo „Poštovani“ odnosno „Poštovana“.
Kao i životopis, popratno pismo ne smije imati gramatičke i pravopisne greške.
Prema pravilima pisanja, popratno pismo treba imati četiri pasusa.
Prvi pasus
U prvom pasusu navedite poziciju na koju se prijavljujete i gdje ste dobili informaciju o natječaju za posao.
Drugi pasus
U drugom pasusu obrazložite razloge zašto aplicirate na konkurs i zašto želite posao u toj organizaciji. Pri tome je potrebno pokazati snažnu motivaciju i zainteresiranost, kao i sposobnost da doprinesete radu organizacije. Naglasite kako novac nije Vaša jedina motivacija za apliciranje već i mogućnosti napredovanja, usavršavanja ili stjecanja dodatnog profesionalnog iskustva u struci.
Ovaj uvodni dio mora biti vrlo dobro napisan kako bi potaknuo čitatelja da pročita pismo do kraja. Potražite informacije o kompaniji i pokušajte što detaljnije shvatiti što se očekuje od budućeg zaposlenika kako bi adekvatno, zanimljivo i jasno naveli potrebne informacije.
Treći pasus
Treći pasus treba sadržavati informacije o kvalifikacijama i vještinama koje posjedujete i koje su bitne za poziciju za koju se prijavljujete. Važno je naglasiti one kvalifikacije koje se traže u natječaju te ih potkrijepiti konkretnim primjerima. Ukoliko i ne posjedujete određene uvjete koji se traže u oglasu, važno je da popratnim pismom obrazložite zašto ste Vi, ipak, prava osoba za tu poziciju.
Četvrti pasus
U posljednjem pasusu izrazite volju da predstavite Vaše kvalitete na intervjuu i navedite razdoblje od kada biste bili dostupni za početak rada.
Na kraju, zapamtite da uvijek trebate potpisati Vaše popratno pismo.
