Zadaća njih, kao službenih svjedoka, jest ta da u ime Crkve traže i primaju privolu od zaručnika uz prisustvo dvojice svjedoka (kan. 1108 §1). Ipak, od ovoga pravila postoji izuzetak jer se već u kan. 1112 §1 kaže da u područjima gdje nema svećenika ni đakona (recimo u misijskim crkvenim područjima gdje zbog vrlo maloga broja prisutnih svećenika nisu u mogućnosti stalno boraviti s vjernicima ili u slučajevima konstantnoga progona Crkve od strane državnoga režima gdje Crkva nema pravo javnosti) dijecezanski biskup može s prethodnim dobivenim povoljnim mišljenjem biskupske konferencije i s izričitim dopuštenjem Svete Stolice dati ovlast i laicima (muškim i ženskim osobama) da sudjeluju u sklapanju sakramentalnih ženidaba.
Jednostavnije rečeno, mjesni biskup može delegirati i laike da budu službeni svjedoci koji će u ime Crkve tražiti i primiti privolu zaručnika, bilo za pojedinačne slučajeve (pojedinačna delegacija) ili za sve ženidbe (opća delegacija) koje se budu sklapale tijekom određenoga vremenskog razdoblja i u određenim okolnostima koje postoje u toj biskupiji. Da bi bilo jasnije, treba napomenuti da ovdje nije riječ o potrebi dva svjedoka – oni su naravno i dalje potrebni – nego je sada riječ o laiku kao ovlaštenom predstavniku Crkve koji će zamijeniti prisustvo posvećenih službenika (biskupa, svećenika, đakona).
Zakonik u kan. 1112 §2 navodi i određene kvalitete koje laici moraju imati da bi mogli primiti jednu takvu ovlast: prikladnost (da se ipak radi o uzornim vjernicima koji osim uz pozitivne ljudske kvalitete imaju i one vjerničke u skladu s katoličkom vjerom i moralom); sposobnost poučavanja zaručnika (misli se na posjedovanja dostatnoga znanja o sakramentalnoj ženidbi koje se odnosi na samu njezinu narav, svrhu, bitna svojstva, tj. na njezinu jednost i nerazrješivost o čemu već više puta bilo riječi); pravilno obavljanje ženidbenog bogoslužja (da su poučeni na ispravan način u ime Crkve tražiti i primiti ženidbenu privolu i prema obredniku obaviti bogoslužni obred vjenčanja).
Dokazivanje slobodnoga stanja
Kanon 1113 dalje navodi da prije nego vlastiti župnik podijeli pojedinačno ovlaštenje ili delegaciju nekom drugom svećeniku ili đakonu za prisustvovanje ženidbi, potrebno je prvo sve učiniti što pravo određuje za dokazivanje slobodnog stanja zaručnika, odnosno utvrditi da se ništa ne protivi valjanom i dopuštenom sklapanju same ženidbe (da ne postoje elementi koji bi isključivali ženidbenu privolu te da ne postoji nikakva zapreka koja bi ženidbu činila nevaljanom, odnosno zabrana koja bi je činila nedopuštenom).
U područjima gdje nema svećenika ni đakona dijecezanski biskup može s prethodnim dobivenim povoljnim mišljenjem biskupske konferencije i s izričitim dopuštenjem Svete Stolice dati ovlast i laicima (muškim i ženskim osobama) da sudjeluju u sklapanju sakramentalnih ženidaba
Temeljni dokument od kojega se treba poći u ovoj istrazi jest krsni list, koji ne smije biti stariji od šest mjeseci. Prema odredbi kanona 535 §2 u rubrici Opaske, krsni list mora sadržavati sve zabilješke koje se odnose na kanonsko stanje krštenika. U ovom izvidu prvenstveno treba naglasak staviti na izravni ispit zaručnika, na ženidbene navještaje i druga sredstva koja su potrebna izvršiti prije same ženidbe prema načinu i odredbama koje je donijela biskupska konferencija za svoje područje (usp. kan. 1067). U skladu s time takve odredbe postoje kako za područje Biskupske konferencije BiH donesene 1999. godine tako i za područje Hrvatske biskupske konferencije iz 1994. godine o čemu je već bilo govora u ranijim tekstovima.
Na koga spada dokazivanje slobodnoga stanja? To je prvenstveno zadaća župnika koju treba provesti osobno ili pobrinuti se da se provede putem drugoga službenika (župnoga vikara i drugih suradnika). Stoga se i izričito kaže da se ženidbe sklapaju u župi gdje jedna od stranaka koje sklapaju ženidbu ima prebivalište ili boravište ili jednomjesečni boravak ili ako se radi o lutalicama, u župi gdje stvarno borave. Naravno, zaručnici mogu sklopiti ženidbu i drugdje, ali s dopuštenjem vlastitoga ordinarija ili vlastitoga župnika (kan. 1115) koji im daje Otpusnicu za vjenčanje (obrazac Ž/2 za BK BiH i HBK) i njome potvrđuje da su zaručnici propisno ispitani i da su izvršeni potrebni izvidi prema obrascu odobrenom od mjesne biskupske konferencije i uz koju ih može vjenčati svaki ovlašteni crkveni službenik. Isto tako i u slučaju da zaručnici zahtijevaju da se vjenčaju izvan njihovih vlastitih župa, gdje nemaju ni prebivalište ni boravište, niti jednomjesečni boravak, a gdje ujedno žele obaviti i pripremu za brak, onda dotični župnik koji im nije vlastiti sam mora obaviti propisane pravom potrebne izvide i tražiti Dopuštenje za sklapanje ženidbe izvan vlastite župe (obrazac Ž/3 za BK BiH i HBK) od zaručnikovih mjesnoga ordinarija ili župnika.
Izvanredni kanonski oblik ženidbe
Kao što se moglo vidjeti, osim redovitoga kanonskog oblika sklapanje ženidbe određen kanonom 1108 §1 i 2, u Crkvi postoji i izvanredni oblik kanonske ženidbe koja se sklapa samo pred samim svjedocima, kako bez sudjelovanja posvećenoga mjerodavnog službenika tako i bez laika kao ovlaštenoga predstavnika Crkve koji bi zamijenio posvećenoga službenika. Riječ je o posebnim okolnostima i prilikama u kojima se želi izaći u susret samim zaručnicima, koji žele sklopiti sakramentalnu ženidbu, ali bi im inače zbog određenih razloga, kao onih navedenih u kanonu 1116, to bilo nemoguće.
Tako se u kan. 1116 §1 izričito kaže da se valjana i dopuštena ženidba može sklopiti i u izvanrednom kanonskom obliku pred samim svjedocima u slučaju: 1) ako se onoga tko je prema zakonskoj odredbi mjerodavan da sudjeluje u sklapanju ženidbe ne može imati (mjesni ordinarij ili župnik, zatim bilo koji svećenik ili đakon koji ima redovitu ili delegiranu vlast); 2) ili se do njih ne može doći bez velike poteškoće. Ova dva navedena razloga mogu se primijeniti samo u situacijama smrtne pogibelji i izvan smrtne pogibelji, samo ako se razborito predviđa da će takve prilike potrajati mjesec dana.
Prema komentarima (L. Chiappetta, V. Blažević, N. Škalabrin) ovoga kanona konkretni primjeri ovakvih situacija su: zaručnici se nalaze na području u kojem uopće nema katoličke župe i župnika ili posvećeni službenici su u nemogućnosti da prisustvuju ženidbi zbog teške bolesti, zabrane civilnoga zakona (ne može imati); sami zaručnici su veoma udaljeni od svoga župnika i mjesnoga ordinarija i ne mogu do njih otići zbog velikih fizičkih napora, opasnosti po život ili velikih materijalnih izdataka (do njih ne može doći bez velike poteškoće).
S druge strane bi situacije smrtne prilike bile npr.: teška bolest jednoga ili oba zaručnika, operativni medicinski zahvat opasan po život, ratne nepogodnosti i razni oblici progona te druge slične nedaće. Tada se može pristupiti izvanrednom obliku sklapanja ženidbe, odnosno izmjeni privole uz prisustvo dvoje svjedoka jer se opravdano sumnja da bi smrt mogla nastupiti prije nego što ovlašteni službenik dođe ili prije negoli se otiđe do njega.
Izvanredni oblik sklapanja ženidbe primjenjuje se i u situacijama izvan smrtne pogibelji, ali samo ako zaručnici ne mogu imati ili ne mogu doći do posvećenoga službenika zbog gore navedenih okolnosti te se razborito predviđa da će takve prilike potrajati mjesec dana.
U ovakvim situacijama ženidba je za Crkvu valjana ako je sklopljena i samo uz nazočnost zaručnika i svjedoka, ali i ona sklopljena pred civilnim državnim službenikom kao i pred nekatoličkim vjerskim službenikom uvijek uz prisustvo svjedoka. Bitno je da u takvim situacijama stranke imaju ispravnu nakanu sklopiti ženidbu i da dadnu jedna drugoj valjanu ženidbenu privolu.