Prema nekim statistikama, prosječni poslovni korisnik dnevno pošalje i preko stotinu elekrtronskih poruka. Poslati e-mail je uistinu jednostavno i ne zahtjeva napredna znanja iz informatičkih tehnologija, ali baš iz tog razloga mnogo je ljudi koji ovaj oblik komunikacije ne shvaćaju dovoljno ozbiljno i nisu u potpunosti upoznati sa specifičnostima i «pravilima ponašanja».
Kada jednom savladate osnove poslovne email komunikacije, više vas ništa ne može spriječiti da napišete savršen email i dodatno unaprijedite svoje poslovanje ili poslovanje tvrtke za koju radite i to samo na račun dojma koji ostavljate putem najčešćeg komunikacijskog kanala suvremenog biznisa.
A koje su osnove dopisivanja putem e-maila? Pročitajte u nastavku teksta.
NASLOV PORUKE
Uvijek i obavezno napišite naslov e-maila. On svakako mora odražavati sadržaj koji se nalazi u poruci, ne samo kako bi sugovorniku dali uvid u sadržaj maila, već i kako bi ga kasnije lakše pronašli među hrpom drugih poruka u sandučiću. Ako nešto nije jako hitno, nikako nemojte davati takve naznake u naslovu, samo ćete zbuniti primatelja poruke i natjerati ga da ubuduće vaš mail stavi na dno svoje liste prioriteta.
PRIMATELJI PORUKE
Posljednja radnja prije slanja poruke trebala bi biti provjera primatelja maila koji upravo šaljete. Situacije u kojima napišete savršen mail, ali on dospije u pogrešne ruke su jako česte, a prikazuju vas kao nemarnog radnika. Osim toga, začuđujuće mnogo ljudi još uvijek ne zna razliku između polja CC i BCC. Primatelje u CC-u vide svi drugi primatelji poruke, dok se opcija BCC koristi u slučaju da ne želite otkriti kome sve šaljete e-mail. Ipak, još uvijek svi ponekad dobijemo originalnu poslovnu ponudu «napravljenu samo za nas» skupa s nekoliko stotina drugih e-mail adresa u CC-u.
SADRŽAJ PORUKE
Nepisano pravilo elektronskih poruka je da trebaju biti kratke i jasne jer e-mail komunikacija nije zamjena za sastanak uživo. Prijeđite odmah na ono bitno, time ćete pokazati da poštujete vrijeme osobe kojoj je mail upućen. Također, izbjegavajte slati privitke osobama koje ih ne trebaju jer svaka poruka zauzima određeni dio memorije sandučića.
UPOTREBA EMOTIKONA
Pažljivo s upotrebom emotikona; smajlići i njegove inačice danas su se udomaćile u pisanoj komunikaciji, ali to ne vrijedi i za službenu, poslovnu komunikaciju koja bi bez obzira na medij trebala odavati profesionalnost. Emotikoni u poslovnu komunikaciju putem e-maila dolaze tek nakon što se uspostavi malo prisniji poslovni odnos. Isto vrijedi i za druge interpunkcijske znakove poput uskličnika i trotočja.
FORMATIRANJE TEKSTA
U poslovnoj elektronskoj komunikaciji strogo je zabranjena upotreba tiskanih slova osim ako se ne radi o velikom slovu na početku rečenice ili obraćanju s poštovanjem (Vaš/Vaša). Tiskana slova doslovno znače vikanje i obraćanje povišenim tonom što je definitivno nepoželjno u poslovnom okruženju. U slučaju da želite naglasiti pojedine dijelove poruke, umjereno koristite podvučeno i podebljano (bold i underline) opcije za oblikovanje teksta.
PROVJERA, PROVJERA I OPET PROVJERA
Svakodnevno nam u elektronske sandučiće dolaze poruke koje imaju puno gramatičkih pogrešaka, dugačke su i zamorne, pisane čudnim fontovima koje ne možemo pročitati, ali i poruke koje uopće nisu upućene nama. To nam samo govori koliko je bitno provjeriti i pročitati poruku koju smo napisali prije slanja. Provjerom možete izbjeći da vaš gramatički netočno i neprofesionalno napisan e-mail postane tema uredskih tračeva.
ODGOVOR NA PORUKU
U slučaju da ste primili e-mail koji je pošiljatelju bitan, a nećete biti u mogućnosti odgovoriti na njega uskoro, barem kratko odgovorite da ste primili mail i da ćete se javiti čim stignete. Frustrirajuće je satima, nekada i danima iščekivati odgovor na e-mail, osobito ako se radi o potvrdi poslovne suradnje ili dobitku novog radnog mjesta. Neki ljudi jednostavno ne odgovaraju na poruke koje ih ne zanimaju. To je pogrešno! Trebali bi odvojiti malo vremena i odgovoriti i na one poruke koje vam neće donijeti poslovni uspjeh. Kratko: «Hvala na ponudi, ali nemamo dovoljno sredstava u budžetu za narudžbu redizajna stranice. Imat ćemo vas na umu kada za to dođe vrijeme.» bit će sasvim dovoljno, a takav stav može otvoriti puno novih vrata u potrazi za poslovnim uspjesima.
